Согласно требованиям законодательства, любое предприятие должно вести учёт материалов и товаров, используемых в производстве. И любые хозяйственные операции требуют документального оформления. Для построения отчётности нужны первичные документы, без которых вообще невозможно организовать нормальную деятельность.
Карточка, для заполнения которой используют форму М-17 – часть первичной документации. Но некоторое время назад было отменено постановление Госкомстата, согласно которому документ вообще был введён.
Карточка нужна для учёта движений материальных ценностей внутри склада. Форму можно применять в любой экономической сфере деятельности. Ведь документ отличается межотраслевым характером.
Наконец, иногда возникает необходимость заполнить третью таблицу. Они нужны для отражения истории, связанной с перемещением ценностей.
Здесь содержится номер сопроводительного документа вместе с датой соответствующей записи. Лицо, заполняющее карточку, ставит подпись в каждой строчке третьей таблицы, после чего заверяет весь документ в полной форме. Под таблицей надо ставить время, когда документ передали в бухгалтерию.
Каких ещё правил стоит придерживаться?
Если в карточке заполняются все листы, то их обязательно надо пронумеровать, брошюровать. При использовании автоматических средств для заполнения допустимо представление информации на специальных магнитных носителях информации.
Что нужно для открытия прибыльного бизнеса и каким он может быть? Прочтите
Главное правило – каждую операцию, проводимую с материалами, нужно записывать отдельно.
Одна запись может быть сделана лишь в том случае, когда за один день совершается сразу несколько операций, разница между которыми отсутствует. В таком случае в соответствующей строке пишут номера всех первичных документов, либо составляют реестр.
Есть ли другие требования к ведению документации?
Итоги оборотов с приходом и расходом, остатками, выводятся в карточках учёта материалов ежемесячно.
Систематически работники бухгалтерии проводят проверку имеющихся по материалам документов. Минимум – один раз в месяц. Но у руководства в каждой организации есть право установить периодичность самостоятельно. Во время проверки обязательно присутствие заведующего складом.
Проверка проводится по нескольким признакам:
- Полнота и своевременность сдачи всех основных документов в службу бухгалтерии.
- Записи по операциям в конкретных карточках учёта.
- Своевременность, правильность заполнения информации.
Каждая из записей сверяется с данными, которые приводятся в первичной документации. Если ошибок нет, бухгалтер ставит свою подпись. Такие проверки используются и в тех случаях, когда на предприятии ведутся оборотные ведомости.
Что такое лицензия на алкоголь и как ее получить – узнайте
Заключение
Действия вроде уценки по причине морального старения и износа оформляются не в карточках, а специальными актами. Об этом говорят правила складского учёта на любых предприятиях. Такие акты подписываются и оформляются в количестве двух экземпляров.
При заполнении самих карточек недопустимо наличие исправлений. Неправильную запись просто зачёркивают, если произошла ошибка. Сверху пишут новую информацию, правильную. Далее ответственное за хранение лицо ставит свою подпись.
На предприятии такие документы хранятся максимум до 5 лет.
Для регистрации движения материальных ценностей так же можно использовать специальные книги. Их тоже часто заполняют по форме М-17. Но книги всегда нумеруются и шнуруются, вне зависимости от объёма заполняемых данных.
Хотите понять, что такое кассовый ордер? Статья вам поможет.
Документ опечатывается, заверяется главным бухгалтером. Либо другим лицом, у которого есть соответствующая компетенция. Книги тоже необходимо регистрировать в бухгалтерской службе, как и сами карточки.
Отдельно в карточках или книгах пишут о проверках, которые проведены успешно. Обязательно указать на должность лица, которое отвечало за процедуру. Количество пронумерованных страниц ставят на последней из них.
Главный бухгалтер заверяет такие документы своей подписью, пишет о времени, когда началось ведение. Для российских компаний такие формы – отличное решение, позволяющее оптимизировать складской учёт.
Как вести складской учет в 1С – узнайте в этом видео:
Новая форма "Карточка учета материалов" официально утверждена документом Постановление Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а.
Подробнее о применении формы "Карточка учета материалов":
- Документальное оформление движения материально-производственных запасов
На отпуск материалов на сторону М-17 Карточка учета материалов М-35 ... в карточках учета материалов (форма №М-17). Лимитно-заборная карта выписывается в... в Карточках учета материалов (форма №М-17) . Кладовщик расписывается в лимитно-заборной...
- Списание МПЗ в производство
- Документальное оформление движения материалов в организациях по производству упаковки
На отпуск материалов на сторону М-17 Карточка учета материалов М-35 ... в карточках учета материалов (форма №М-17). Лимитно-заборная карта выписывается в... в Карточке учета материалов (форма №М-17), заполняемой на каждый номенклатурный номер...
- Документальное оформление движения материалов в организациях, занятых производством мебели
На отпуск материалов на сторону М-17 Карточка учета материалов М-35 ... в карточках учета материалов (форма №М-17). Лимитно-заборная карта выписывается в... в Карточке учета материалов (форма №М-17), заполняемой на каждый номенклатурный номер...
- Документальное оформление движения материалов в организациях стекольной
и фарфорово-фаянсовой промышленности
На отпуск материалов на сторону М-17 Карточка учета материалов М-35 ... в карточках учета материалов (форма №М-17). Лимитно-заборная карта выписывается в... в Карточке учета материалов (форма №М-17), заполняемой на каждый номенклатурный номер...
- Документальное оформление движения материалов в организациях горнорудной
промышленности
На отпуск материалов на сторону М-17 Карточка учета материалов М-35 ... в карточках учета материалов (форма №М-17). Лимитно-заборная карта выписывается в... в Карточке учета материалов (форма №М-17) , заполняемой на каждый номенклатурный номер...
- Документальное оформление движения материалов в организациях, осуществляющих
деятельность по производству кондиционеров
На отпуск материалов на сторону М-17 Карточка учета материалов М-35 ... в карточках учета материалов (форма №М-17). Лимитно-заборная карта выписывается в... в Карточке учета материалов (форма №М-17), заполняемой на каждый номенклатурный номер...
- Документальное оформление движения материалов
На отпуск материалов на сторону М-17 Карточка учета материалов М-35 ... в карточках учета материалов (форма №М-17). Лимитно-заборная карта выписывается в... в Карточке учета материалов (форма №М-17), заполняемой на каждый номенклатурный номер...
- Учет движения материальных ценностей
В Карточке учета материалов (форма №М-17), заполняемой на каждый номенклатурный номер... в Карточках учета материалов (форма №М-17) . Лимитно-заборная карта выписывается в...
Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!
Бесплатная программа для автоматического заполнения всех документов для торговли и склада.
Бизнес.Ру - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов
Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру
Данная форма применяется для учета движения материалов, находящихся на хранении на складах организации и её подразделений, по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам (сортовой учет).
(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)
Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно
Посмотреть как работает Бизнес.Ру
Вход в демо-версию
Как правильно заполнить карточку М-17
Данная форма заполняется на основании первичных приходных документов для каждого номенклатурного номера материала в день совершения операции. Все первичные документы по приходу и расходу материалов прилагаются к карточке М-17. Учёт приходов, расходов и остатков материалов на складе ведётся заведующим складом или кладовщиком.
Кладовщик заполняет реквизиты места хранения материала на складе - стеллаж, ячейка.
В графе «Норма запаса» указывается количество материала, которое необходимо для бесперебойного производства. Это количество материала всегда должно присутствовать на складе.
Графа «Срок годности» заполняется для материалов, для которых важно учитывать этот такой срок, например для шпаклёвок, лаков и т.п. Для прочих материалов в этом поле ставится прочерк.
При приходе или расходе материалов в основной таблице карточки заполняется:
Дата записи - это дата совершения операции прихода или расхода;
Номер документа и номер по порядку - указывается номер документа, на основании которого был оприходован или отпущен материал, также указывается порядковый номер этого документа в карточке;
От кого получено или кому отпущено - в этой графе указываются наименования организаций или подразделений, от кого получены или кому отпущены материалы;
Учетная единица выпуска продукции (работ, услуг) - указывается наименование продукции, для производства которой отпускаются материалы, а также её учётная единица (штука, килограмм и т.д.);
Приход - указывается количество материалов, поступивших на склад;
Расход - указывается количество материалов, отпущенных со склада;
Остаток - в этой графе указывается остаток материала после совершения каждой операции - прихода или расхода;
Подпись, дата - в этой графе напротив каждой операции кладовщик ставит свою подпись и указывает дату подписания.
Карточка учёта материалов по форме М-17 нужна для учёта движения ТМЦ и фиксации его местонахождения на складе предприятия.
Образец заполнения карточки учета материалов
Посмотреть образец заполнения карточки учета материалов: стр. 1 , стр 2
Бланк карточки учета материалов
Правила заполнения карточки учёта материалов по форме М-17
Форма М-17 заполняется на каждый вид, размер, сорт ТМЦ. Все движения по товару или материальной ценности (приемка, отгрузка, перемещение в пределах склада и прочее) отражаются в его карточке учёта.
Заполняет карту материально ответственное, уполномоченное для этого лицо (бухгалтер, кладовщик, зав.складом) на основе первичного приходного документа (форма М-4) в день оприходования ТМЦ.
Попробуйте программу для магазинов Бизнес.Ру, которая позволит вам заполнять бланки в пару кликов. Автоматизировать бухгалтерскую и налоговую отчетность, всегда быть в курсе всех взаиморасчетов с сотрудниками, контролировать денежные потоки в компании, а личный календарь вовремя напомнит о важных событиях.
Все расходные и приходные документы по данной ТМЦ фиксируются в бланке М-17, и при сдаче карточки учёта в бухгалтерию (при заполнении или по графику, но не чаще раза в месяц) прилагаются к ней.
В форме М-17 допускаются исправления. Они должны быть заверены ответственным лицом и тем, кому были отпущены ТМЦ. Бланки карточек хранят 5 лет.
Как правильно заполнить форму М-17
Бланк формы М-17 состоит из трёх таблиц. В «шапке» указывается номер карточки, наименование организации и структурного подразделения, где регистрируются ТМЦ, а также код организации по ОКПО.
В первой таблице содержатся сведения о структурном подразделении, принятом и учтённом им товаре/материальной ценности. Графы заполняются по необходимости.
Единица измерения ТМЦ указывается по ОКЕИ. В графу «Норма запаса» вписывается то количество материала, которое всегда должно быть на складе для бесперебойной работы предприятия.
Наименование материала указывается в отдельной одноимённой строке.
Вторая таблица заполняется в том случае, если в составе ТМЦ есть драгоценные металлы или камни; здесь обязательно указывается номер технического паспорта драгоценных материалов.
В третьей таблице отражают историю перемещений ТМЦ: дату записи, номер сопроводительного документа.
В графе «Учетная единица выпуска продукции» вписывается наименование готовой продукции, для производства которой был отпущен данный материал, и её учетную единицу (шт, кг, литр и т.д.).
Каждая запись в третьей таблице и целиком карточка должна быть подписана лицом, её заполняющим, с расшифровкой ФИО. Под таблицей ставится дата сдачи учётной карточки в бухгалтерию.
За ведение учетной карточки по форме М-17 отвечает материально-ответственное лицо , управляющее движением товаров. Зачастую этим занимается кладовщик. Принимается и отпускается товар исключительно по приходно-расходной документации. Об этом в каждую учетную карточку вносится соответствующая пометка .
Поступление каждого товара для хранения на складе происходит совместно с получением сопроводительной документации. Вся информация из данных документов должна быть внесена в соответствующие графы учетной карточки. Сопроводительная документация зачастую состоит из такого перечня документов, как ордер прихода товара и приемный акт.
Заполненная учетная карта передается для хранения лицу, несущему материальную ответственность за сохранность товара, находящегося на складе.
Все приходные или расходные операции должны быть зафиксированы кладовщиком или другим человеком, на которого возложена материальная ответственность. Данные операции указываются в отдельной строчке учетной карточки с одновременным заверением личной подписью кладовщика.
Одновременно с этим кладовщик обязан каждый месяц передавать заполненные карточки в бухгалтерский отдел предприятия. Каждая карточка должна сопровождаться определенными документами, что будут выступать в качестве подтверждения проведения приходно-расходных операций.
График оборота документации конкретной организации определяет сроки и общие принципы сдачи учетных карточек в бухгалтерию.
Принцип оформления
Унифицированный формат бланка составляется в единичном экземпляре
и ежемесячно вместе с сопроводительной документацией перенаправляется в бухгалтерский отдел предприятия.
В первую таблицу бланка требуется внести такую информацию :
- название подразделения компании, где находятся на хранении материальные ценности;
- кодифицированное название деятельности такого подразделения;
- конкретное месторасположение хранимой продукции на складе;
- заполнение граф, что касаются марки, сорта, размера продукции, располагающейся на складе;
- номерные обозначения материальных ценностей, обозначенные согласно складской номенклатуре;
- буквенное и цифровое обозначение применяемых единиц измерения;
- стоимость одной единицы материальных ценностей;
- нормативное количество запасов, иначе говоря, минимальное количество товаров, что должно быть на складе для обеспечения нормальной работы организации;
- срок пригодности товаров для использования если он определен;
- название компании, что выступает в качестве поставщика продукции, хранящейся на складе.
Второй столбец учетной складской карточки М-17 должен содержать сведения о возможном наличии в составе хранящихся на складе материальных ценностей драгоценных веществ. В том случае если в составе нет никаких драгоценных металлов или камней, то данный столбец необходимо будет перечеркнуть.
Третий столбец бланка учетной карточки формата М-17 должен вмещать информацию о прибытии и уходе с места хранения на складе конкретного типа материальных запасов. Для этого достаточно заполнить 9 строчек:
- Строка «Дата записи» тут необходимо указать конкретный день проведения операции по поступлениям или уходу товара со склада.
- Строка «Номер документации» в ней требуется указать конкретный номер для определенного документа, который легитимизирует каждую операцию по поступлению или уходу товара со склада.
- В четвертой строке нужно отобразить название компании или какого-то отдельного подразделения организации, который передает или получает со склада материальные ценности.
- Пятая строка должна вмещать данные об учетной единице товара.
- В шестой и седьмой строке указывается общая численность полученных или отпущенных товаров.
- В восьмую строку вписывается остаточное количество материальных ценностей после завершения операций по их получению или отпуску.
- В последней девятой строке указывается дата составления учетной карточки, которая заверяется подписью материально ответственного лица.
Согласно действующим положениям российского законодательства сроки хранения данного учетного документа составляет 5 лет .
В чем заключается необходимость использования
Основной задачей составления карточки учета продукции на складе является контроль количества имеющихся у компании материальных ценностей, что хранятся на складах
. По существующему порядку обязательно к каждому номенклатурному номеру заводится отдельный учетный документ.
В такой карточке указывается вся необходимая информация, что относится к приходу или расходу продукции. Одновременно с этим стоит учитывать тот факт, что для заполнения требуется применять подтверждающую документацию, фигурирующей в общем обороте документов конкретной организации.
Использование учетной карты помогает контролировать имеющиеся запасы материальных ценностей на сладах, что дает возможность оперативно решать проблемы их недостачи или переизбытка. Благодаря такому методу существенно облегчается процесс управления организацией в сфере оборота материальных средств. Это помогает улучшить общие экономические показатели предприятия и оздоровить его финансовое положение.
Существующие требования
Существующая форма карточек учета продукции, расположенной на складах, заполняется на основе имеющейся первичной документации по приходу товаров для каждого отдельного номенклатурного номер в тот же день, когда была проведена подобная операция. Вся первичная документация , что касается прихода или расхода продукции со склада, должна быть приложена к учетной карточке .
Процесс учета движения материалов на складе происходит под контролем материально-ответственного лица, которое чаще всего занимает должность начальника склада или кладовщика. В некоторых достаточно редких ситуациях главный бухгалтер организации может дать разрешение на ведение учетных карточек операторами. Для этого потребуется получить разрешение от материально-ответственного лица, отвечающего за сохранность и движение всех материальных ценностей, хранящихся на складе.
Подпись главного бухгалтера в графе учетной карточки «Контроль» является подтверждением правильности ее заполнения.
После окончания календарного года в учетных карточках на 1 января следующего за отчетным годом выводится количество остатков продукции расположенной на складе. При этом все карточки по истекшему году должны быть закрыты. Все закрытые бланки учета должны быть брошюрованы и сданы для хранения в архив.
При наличии разрешения от главного бухгалтера предприятия и с указания непосредственного руководителя конкретного подразделения организации, что осуществляет функции снабжения и сбыта продукции ведение бланков учета может быть продолжено и в рамках следующего календарного года. Если возникнет реальная необходимость в открытии новых учетных бланков, то они могут открываться даже в середине года.
В том случае если на предприятии был налажен процесс автоматического учета, то вся первичная документация, а также все накопительные регистры учета оперативного характера могут быть перенесены на машинные информационные носители.
Если руководство компании приняло решение использовать программное обеспечение для учета, то оно должно обеспечивать в полной мере возможность получения данных на бумаге. Это касается даже той информации, что отображает показатели из регистра бухучета, внутреннюю отчетность компании, а также иные виды документов.
Стоит отметить тот факт, что необходимость применения бланков учета носит исключительно рекомендательный характер. Правда, нельзя отрицать то, что они существенно облегчают процесс формирования бухгалтерской отчетности. Это помогает улучшить способность сотрудников склада ориентироваться в том, где и какой именно товар хранится.
Складской учет для начинающих представлен в данном видео.
